Как перевести сотрудников на удаленную работу. Инструкция для работодателей

В связи с пандемией коронавируса и введением весной 2020 года карантина в РФ многие работодатели задумались о переводе своего штата на удаленку. Точка в этом вопросе поставлена Законом РФ № 407-ФЗ. Что понимается под удаленной (дистанционной) работой и как можно оформить своих работников на дистанционку, рассказано ниже в статье.

kak-perevesti-sotrudnikov-na-udalennuyu-rabotu-instrukciya-dlya-rabotodatelej

Как перевести сотрудников на удаленную работу. Инструкция для работодателей

Указ Президента о переводе сотрудников на удаленную работу

8 декабря 2020 г. Путин В.В. подписал Закон РФ № 407-ФЗ об удаленке. Он предусматривает доступность удаленки и возможность ее совмещения с офисной занятостью. Однако, этот федеральный закон вступит в силу только с начала 2021 г.

Сегодня при переводе работников на удаленку работодатели ориентируются на законодательство того региона, в котором они осуществляют свою трудовую деятельность. Так, наниматели из Москвы действуют в соответствии с Указом московского Мэра № 96-УМ от 1 октября 2020 г. и Указом № 114-УМ от 26 ноября 2020 г. о переводе на дистанционку.

Пока период удаленки в московских организациях установлен до 15 января 2021 г. включительно. Однако, установленный срок может быть продлен и в 2021 г. при ухудшении эпидемиологической ситуации с COVID-19. Соблюсти требование Собянина о переводе на дистанционку обязаны все наниматели, действующие на территории Москвы, кроме:

  • больниц (поликлиник, мед. центов);
  • Росатома;
  • авиационных предприятий;
  • заводов ракетостроения и оборонки;
  • Роскосмоса;
  • иных организаций, установленных оперативным штабом по коронавирусу в Москве.
Важно! Минимальная численность лиц, переведенных на дистанционку, — 30% от штата как минимум.

Каких сотрудников работодатель обязан перевести на удаленку

Сегодня руководитель организации обязан перевести на дистанционку следующих работников:

  • лиц, которым уже исполнилось 65 лет;
  • лиц, страдающих различными хроническими болезнями;
  • беременных;
  • лиц, у которых есть дети в возрасте до 14 лет;
  • лиц на пенсии по старости; инвалидов.
Важно! Исключение может быть сделано только для граждан, чье присутствие на работе считается критически важным для функционирования предприятия (компании). Также перейти на дистанционку можно и по соглашению сторон, даже если работник не подпадает под вышеприведенные критерии.

Куда и как подать информацию о переводе работников на удаленную работу

В России работодатели обязаны предоставлять информацию через интернет о количестве исполнителей по договорам ГПХ и о числе лиц, которые были переведены на дистанционку. Так, в Москве такие сведения направляются через специальную форму https://login.mos.ru/sps/login/methods/password, введенную на портале правительства Москвы. Также, по вопросам предоставления информации о работниках можно получить необходимую консультацию по телефону +7 (495) 870-72-98.

Штрафы работодателям за отказ от перевода сотрудников на удаленку

За подачу недостоверной информации о количестве лиц, оформленных на удаленку, или при неподаче сведений в региональное Правительство (так, Москвы), работодателю грозит следующий штраф (ст. 20.6.1 КоАП РФ):

  • компании (предприятию) — 100-300 тыс. руб.;
  • ИП — 30-50 тыс. руб.;
  • за повторное нарушение для ИП и организаций — 500 тыс. – 1 млн. руб. с приостановлением деятельности на срок до 3 мес.
Важно! Штрафы взыскиваются с работодателя по протоколам Роспотребнадзора или ОАТИ (Объединения тех. инспекций).

3 типа удаленной занятости

Законом РФ № 407-ФЗ об удаленке установлены следующие типы удаленной занятости:

  1. Постоянная.
  2. Временная.
  3. Комбинированная (работа и дома, и в офисе).
Важно! Удаленная занятость — это выполнение своих трудовых обязанностей вне стационарного (постоянного) рабочего места или объекта, которое находится под контролем руководителя организации. Иными словами, при дистанционке сотрудник работает на дому.

Временная удаленка оформляется на основании нового контракта или доп. соглашения, оформленного на 6 месяцев как максимум (если законные основания для дистанционки появились уже после оформления контракта). Обе стороны трудового договора вправе самостоятельно определять график надомной работы.

В случае наступления чрезвычайной ситуации (техногенная катастрофа, пандемия, авария на производстве, стихийное бедствие, эпидемия и др.) можно перейти на дистанционку в упрощенном порядке. При этом обязательно должно быть учтено мнение профсоюза предприятия (организации). Под комбинированной занятостью понимается чередование периодов удаленки и времени работы на постоянном рабочем месте.

Право быть оффлайн

Работник на удаленке физически не может целые сутки быть на постоянной связи со своим работодателем. Работая на дому, он может пропускать письма по e-mail или звонки от своего начальника в конкретные интервалы времени. В итоге, на основании с ч. 4 ст. 1 Закона РФ № 407-ФЗ время взаимодействия сотрудника со своим начальником в период отдыха включается в рабочее время. Причем начальник вправе перевести своего подчиненного на дистанционку без согласия последнего на это в следующих ситуациях (ч. 6 ст. 1 Закона РФ № 407-ФЗ):

  • при стихийном бедствии (урагане, смерче и др.) или после техногенной аварии;
  • после аварии или после несчастного случая на заводе (в компании);
  • после пожара, сильного землетрясения, потопа, пандемии;
  • в иных чрезвычайных ситуациях, представляющих угрозу жизни населения или отдельных групп людей.

Перевод на надомную работу по собственному желанию работодателя также возможен и в случае издания соответствующего правового акта местным муниципалитетом или гос. органом.

Важно! Перевод на удаленку не считается законным основанием для уменьшения зарплаты (ч. 5 ст. 1 Закона РФ № 407-ФЗ).

Право выбора рабочего места

Закон РФ № 407-ФЗ убирает ряд законных требований, касающихся удаленки. Так, речь идет об указании удаленного рабочего места. Надомный работник вправе с устного уведомления или с согласия своего работодателя пользоваться компьютером, принтером и иной техникой (ч. 6 ст. 1 Закон РФ № 407-ФЗ). Рабочее место может быть организовано там, где есть техническая возможность для пользования высокоскоростным интернетом.

Может ли работодатель принудительно перевести сотрудника на дистанционную занятость

Согласно ст. 15 ТК РФ, под трудовыми отношениями понимается взаимодействие руководителя организации с работником на основании письменного соглашения между ними. Соответственно, внесение поправок в трудовой контракт и перевод на надомную работу допускаются только при согласии обеих сторон на это.

Перевести сотрудника на дистанционный режим работы только на основании письменного распоряжения (приказа) руководителя организации нельзя. Ведь после перевода на дистанционку меняется само рабочее место, которое считается существенным условием контракта или договора (ст. 57 ТК РФ). Кроме того, изменение основных пунктов контракта (так, нынешнего рабочего места) допускается только по письменному соглашению его обеих сторон (ст. 72 ТК РФ).

Важно! Причем введение местным губернатором ограничений по коронавирусу не меняет приведенного законного порядка. Иными словами, и после введения запретов по ковиду руководитель компании (завода) не вправе переводить свой штат на дистанционку на основании только одного приказа (без согласия работника на это).

Изменение условий трудового договора

В доп. соглашении или в самом контракте (договоре) об удаленке обязательно указываются следующие условия (ч. 6 ст. 1 Закона РФ № 407-ФЗ):

  • описание вида занятости (дистанционная);
  • место надомной работы. Это может быть как юр. адрес работодателя, так и место жительства (прописка) его подчиненного на удаленке (письмо Минфина РФ № 03-03-06/1/30978 от 01 августа 2013 г.);
  • порядок, сроки предоставления рабочего компьютера, принтера, телефона и иного необходимого оборудования;
  • сроки, порядок оформления отчетов по надомной работе;
  • суммы и порядок выплаты денежной компенсации за применение на удаленке ПО и иного оборудования (так, оплата электричества, интернета);
  • законные основания, по которым в контракт (договор) вносятся поправки о переходе на дистанционку или оформляется доп. соглашение (при ковиде это — «Профилактика и предупреждение коронавирусной инфекции»).
Важно! Новый контракт (договор) или доп. соглашение удостоверяется подписью нанимателя и работника. Работа на дистанционке начинается со дня, установленного в документе.

Обязанность работодателя компенсировать стоимость нового оборудования и износ личного оборудования сотрудника

В соответствии с ч. 6 ст. 1 Закона РФ № 407-ФЗ, наниматель выплачивает сотруднику на удаленке компенсацию за применение следующей техники:

  • оборудования;
  • компьютера;
  • принтера;
  • мышки;
  • клавиатуры и др.
Важно! Также, руководитель организации компенсирует расходы, связанные с применением техники, в порядке, сроки и суммах, которые устанавливаются внутренним актом предприятия или коллективным трудовым договором, контрактом или доп. соглашением к нему.

Охрана труда дистанционных сотрудников

Перевод на дистанционку не завершается оформлением доп. соглашения или нового контракта (договора). Так, руководитель организации еще обязан создать безопасные и комфортные условия труда.  В частности, ему необходимо исполнять следующие трудовые обязанности (ст. 312.3 ТК РФ):

  • вести учет и расследование несчастных случаев на предприятии (в компании) и профессиональных болезней;
  • следовать предписаниям надзорных органов, которые выявили нарушения трудовых прав лиц, работающих на дистанционке;
  • платить страховые взносы за всех лиц, работающих на удаленке (по профессиональным болезням, травмам);
  • проводить информирование своих подчиненных об установленных правилах безопасности при работе с соответствующим оборудованием.

Иные обязанности по обеспечению безопасности труда снимаются с работодателя. Так, в отношении удаленных работников руководитель организации не обязан:

  • выполнять спец. оценку условий труда (СОУТ);
  • организовывать ежегодные мед. осмотры;
  • покупать за свой счет противогазы, средства СИЗ и выдавать их своим подчиненным и др.
Важно! В случае взаимного согласия со своим сотрудником его можно с легкостью трудоустроить на дистанционку.

Причем сегодня во время распространения в РФ пандемии ковида наниматель получает уникальный шанс уберечь собственный персонал от вируса и сэкономить немного денег на безопасности труда, а работник — установить личное рабочее время по гибкому графику и избежать заражения коронавирусом.

Пошаговая инструкция по переводу сотрудников на удаленную работу

Согласно ч. 2, 3 ст. 1 Закона РФ № 407-ФЗ, работодатель должен придерживаться определенной пошаговой инструкции по переводу штатных сотрудников на дистанционку. Основные шаги указаны ниже в таблице.

Этапы перевода на удаленку Нюансы
1 Оформление нового контракта (договора) или доп. соглашения к прежнему Обмен документацией в интернете проводится на основании ст. 65 ТК РФ. По требованию нанимателя   подчиненный обязан предъявить ему ксерокопии справок, приведенных в этой статье
2 Работник оформляет заявление на удаленку и направляет его своему работодателю Заявление отправляется на рабочий e-mail работодателя
3 Наниматель высылает на e-mail сотрудника оригинал нового контракта или доп. соглашения На протяжении 3 рабочих дней как максимум с момента получения заявления на дистанционку
4 Информация о дистанционной работе на предприятии (в компании) вносятся в трудовую книжку При предоставлении своему работодателю трудовой путем отправления по почте РФ письма с уведомлением
5 Работник получает на руки новый контракт или доп. соглашение к прежнему договору Под роспись или с помощью применения подписи ЭЦП

Усиленная подпись ЭЦП руководителя организации и сотрудника или неквалифицированная цифровая подпись ЭЦП работника используется при оформлении следующих трудовой документации:

  • договора о мат. ответственности или на обучение (ученический);
  • доп. соглашения к двум вышеприведенным договорам и их аннулировании через интернет (при применении подписей ЭЦП);
  • доп. соглашения к действующему контракту (трудовому договору).

В иных ситуациях взаимодействие удаленного сотрудника и его нанимателя организуется путем обмена справками по работе через интернет с применением иных видов подписи ЭЦП, или в ином формате. Чтобы трудоустроить работника на дистанционку, не нужно аннулировать текущий трудовой контракт и оформлять новый договор. Рекомендуется внести в действующий трудовой контракт соответствующие поправки или оформить доп. соглашение. (ст. 72 ТК РФ).

Важно! График надомной работы и время отдыха работник на удаленке определяет самостоятельно по своему желанию. Однако, если в доп. соглашении к контракту (договору) будет указан определенный рабочий график, его нельзя нарушать в свою пользу. Сотрудники, работающие на удаленке, имеют те же законные права, что и лица, работающие оффлайн.

Де-юре в 2020 г. работодатели еще соблюдают прежние правила, установленные трудовым законодательством РФ для работников оффлайн. А они уже устарели и не вписываются в современные реалии. В итоге, все зависит только от добропорядочности нанимателей. Однако, ФЗ № 407 об удаленке вступит в законную силу уже в начале января 2021 г. Осталось совсем чуть-чуть.

Типичные ошибки по теме «Как перевести сотрудников на удаленную работу. Инструкция для работодателей»

Ошибка: У меня есть несовершеннолетний ребенок. Согласно п. 6.10 указа губернатора Нижегородской области № 27 от 13 марта 2020 г. (с изменениями на 21 мая 2020 г.), я оформила заявление о переводе на дистанционку и стала работать на дому. В связи с этим мой руководитель организации хочет меня уволить, хотя в апреле я уже работала на дому. Он не имеет право на это.

Это не так. Как работать и по какому графику, обязан решать только Ваш непосредственный работодатель (начальник, руководитель организации), а не губернатор. В одностороннем порядке установить для себя удобный график удаленной работы Вы не можете.

Ошибка: Мне предложили удаленную работу в доверенном книжном издательстве. Однако для заключения договора с меня требует оплатить вступительный взнос, который вернут первым гонораром. Это нормальная практика.

Нет, вы ошибаетесь. Если с вас требуют деньги — это однозначно мошенники! При трудоустройстве на удаленку платить ничего не нужно.

Ответы на часто задаваемые вопросы по теме «Как перевести сотрудников на удаленную работу. Инструкция для работодателей»

Вопрос: Бюджетник работает в бюджетной организации на 0,9 ставки. Как в договоре нужно указать его место работы, если он сейчас работает на дому (удаленно).

Ответ: Так и надо прописать, что он работает дистанционно (ст. 312.2 ТК РФ).

Вопрос: Я — ИП. Сейчас я нанимаю к себе новых работников. Однако, в связи с официальным введением удаленки я не знаю, как я могу это правильно сделать.

Ответ: Если у Вас есть ЭЦП, то необходимые документы можно отправить работнику для подписи по e-mail (ст. 312.1 ТК РФ). По электронной почте удаленный сотрудник может быть ознакомлен с трудовым контрактом и иной документацией. Если же у вас ЭЦП нет, то необходимую документацию нужно направить по почте РФ. В этом случае необходимые справки надо положить в заказное письмо и отправить его с уведомлением по адресу прописки сотрудника.

Ссылка на текущую статью Льготы всем
Остались вопросы? Задавайте их в комментариях – мы с удовольствием на них ответим!