Организации и частные предприниматели, осуществляющие перевозки в рабочих целях, перед каждой поездкой обязаны составлять путевой лист. Данное правило касается даже предприятий, чья основная деятельность напрямую не связана с транспортным сообщением или перевозкой грузов.
Что такое путевой лист
Путевой лист является обязательным для составления первичным документом, при помощи которого осуществляется контроль над деятельностью водителя и эксплуатацией транспортного средства. Подробное описание термина «путевой лист» приводится ФЗ-259, зарегистрированным в 2007 году.
Документ включает в себя информацию, связанную с техническим состоянием автомобиля, используемым для перевозок, о медицинском осмотре водителя, о расходах топлива при преодолении определенного количества километров и другие параметры.
В 2020 году вступили в силу изменения, которые касаются правил составления путевого листа. Таким образом, в 2024 году организации обязаны использовать новую форму документа, с учетом ранее внесенных правок.
Составление путевого листа: кто обязан составлять?
Путевой лист нет необходимости составлять физическому лицу, если он осуществляет перевозки для себя. Обязанность по формированию документа возложена на юридических лиц и ИП, которые транспортируют грузы или перевозят людей.
Важно! На передвигаемое пустое транспортное средство путевой лист не составляется.
То есть, если автомобиль компании едет из точки назначения к месту прибытия без грузов или пассажиров, то наличие документа не обязательно.
Обстоятельства, при которых требуется составление путевого листа
По общим правилам, частный предприниматель или организация формируют путевой лист в следующих случаях:
- если основной деятельностью компании является перевозка грузов или пассажиров;
- если предприятие осуществляет перевозки в рабочих целях, но основной деятельностью фирмы не является транспортировка грузов или пассажиров;
- организация планирует учесть расходы на топливо в составе налогового вычета.
Последний пункт может быть применен в том случае, ели транспортное средство задействовано в перевозке работников, руководителя, продукции компании и др., если компания применяет УСН по форме «Доходы за минусом расходов».
Таким образом, если работник предприятия, руководитель или водитель, поехал на автомобиле по каким-либо делам, но фактически не перевозит грузы, а затраты на топливо нужно учесть в составе расходов, то тогда путевой лист оформляется даже на пустое транспортное средство.
Период действительности документа
Период действительности документа составленного до начала поездки составляет одни сутки. Данное правило касается перевозок, длительностью несколько часов.
Если же транспортировка по времени заменяет больше смены или суток, то он действует до конца поездки. Все путевые листы оформляются до поездки. В исключительных случаях допускается формирование нескольких документов. Например, если в процессе одной перевозки занято несколько работников. Тогда путевых листов составляется по числу водителей.
Правила оформления путевых листов в 2024 году: изменения
В 2024 году действуют новые правила оформления путевых листов. Всего Правительством РФ произведено 4 правки. Изменения утверждены Министерством транспорта РФ, а срок их действительности продлен вплоть до конца 2027 года.
Правка 1. Данные о транспортировке
В перечень обязательных реквизитов теперь входит пункт, посвященный данным от транспортировке. Теперь при формировании путевого листа нужно указывать тип или вид транспортировки по основаниям, предусмотренным ФЗ-259.
Министерство транспорта РФ предоставило пояснения по поводу заполнения данного пункта. Отражая вид перевозок, нужно указывать одно из следующих обстоятельств.
- Транспортировка пассажиров, а также груза на постоянной основе отражается в том случае, если основной деятельностью компании является оказание людям транспортных услуг.
- Перевоз пассажиров, а также багажа по заказу клиента указывается, если основной деятельностью компании не является транспортировка, но заказчик попросил доставить его по месту назначения. Например, человек желает посетить какое-либо мероприятие, а организатор оказывает сопутствующую услугу по доставке клиентов.
- Транспортировка пассажиров, не достигших совершеннолетнего возраста. Данное основание отражается только в том случае, если оформляется организованная перевозка детей.
- Предоставление транспортных услуг легковыми такси. Документ формируется в том случае, если расходы на содержание транспортного средства учитываются в составе затрат фирмы.
- Основание «транспортировка грузов» отражается в случае единичной или регулярной перевозки предметов.
- Использование транспортного средства в личных целях указывается в качестве основания, если руководитель или сотрудники компании используют автомобиль для собственных нужд.
Важно! Перевозка детей, организованная школьным или дошкольным учреждением, детским спортклубом и иными подобными организациями, осуществляется на основании организованной транспортировки несовершеннолетних пассажиров или перевозки для личных целей.
Правка 2. Информация об автомобиле
Если раньше при составлении путевого листа указывали только тип и модель транспортного средства, то теперь придется отражать марку автомобиля и прицепа в случае его наличия.
Правка 3. Медицинский осмотр водителя и технический осмотр транспортного средства
Что касается правок, связанных с техническим осмотром автомобиля, то его обязан проводить не контролер, как это было раньше, а должное лицо, ответственное за проверку транспортного средства. После осмотра проставляется соответствующая отметка.
Водители обязаны проходить медосмотр не только до начала поездки, но и после ее окончания. Если состояние здоровья удовлетворительное, то в начале рейса проставляется отметка по дорейсовом осмотре, а по факту ее окончания – о послерейсовым.
Правка 4. Учет путевых листов
По общим правилам все оформленные путевые листы должны быть занесены в журнал. Теперь вести данный документ разрешено в электронной форме. Однако важно соблюсти одно правило. При необходимости журнал должен поддаваться печати.
Сведения, отражаемые в путевом листе
На основании действующего российского законодательства, с учетом вступивших в силу правок в 2024 году, путевой лист составляется с отражением обязательных и дополнительных реквизитов.
Обязательная информация
К обязательным к заполнению пунктов относят сведения, которые необходимы для получения допуска к перевозкам или учета первичного документа.
| Для учета | Для получения допуска | |
| Сведения | Вид информации | |
| Наименование документа | Полное название путевого листа, например «Путевой лист на грузовой автомобиль» | |
| Номер | Все документы нумеруются в хронологическом порядке | |
| Дата формирования путевого листа | Период действительности | Период, на протяжении которого можно осуществлять перевозки. |
| Содержание деятельности | Данные о перевозке | Тип сообщения или вид транспортировки, например «перевозка людей на постоянной основе» |
| Затраты согласно путевому листу | Информация о владельце автомобиля | Полное наименование компании, с указанием всех реквизитов или ФИО ИП, его адрес регистрации и номер телефона |
| Наименование должности и ФИО должностного лица, оформившего путевой лист | Данные об автомобиле | Тип транспортного средства, марка, номер, модель, сведения по одометру и иная информация |
| Подписи ответственных лиц и расшифровка автографа | Информация о водителе | ФИО водителя, отметка о медицинском осмотре |
Важно! Проведение медосмотра водителя до рейса и после поездки является обязанностью работодателя. Именно он нанимает специалиста в штат или заключает соглашение с мед.организацией.
Дополнительные
Дополнительная информация, включаемая в путевой лист, как правило используется для экономического обоснования затрат, связанных с перевозками. Зачастую документ включает в себя следующие необязательные пункты:
- затраты топлива по норме;
- описание маршрута передвижения транспортного средства согласно рейсу;
- экономия затрат на топливо по сравнению с ранее указанными нормативами;
- излишне истраченное топливо, рассчитанное на основании принятых компанией нормативов;
- показания спидометра по окончанию поездки.
Надо отметить тот факт, что за нарушение правил составления путевого листа организация несет ответственность в виде штрафных санкций, размер которых напрямую зависит от юридической тяжести ошибки.
Бланк путевого листа
Составляя путевой лист можно воспользоваться типовой формой документа или составить собственную. Как правило, тип бланка напрямую зависит от вида транспортного средства и формы организации. Чаще всего используют следующие виды бланков путевого листа:
- на легковой автомобиль для организаций (скачать бланк);
- на грузовое транспортное средство для юридических лиц (скачать бланк);
- на легковую машину для индивидуальных предпринимателей (скачать бланк);
- на грузовую технику для ИП (скачать бланк);
- на спецтехнику сельскохозяйственного назначения (скачать бланк);
- на легковой автомобиль, используемый в качестве такси;
- на автобус (скачать бланк).
Как уже было сказано ранее, можно разработать собственную форму документа или заполнить унифицированный бланк. Законодательство не запрещает заполнять путевой лист при помощи компьютерной техники, а затем распечатывать его. Также нет запрета и по поводу записывания данных от руки. Главное, чтобы все обязательные пункты били заполнены, а сам документ имел хронологическую нумерацию.