Больничный лист, он же лист временной нетрудоспособности – это документ, на основании получения которого гражданин может официально не ходить на работу на время лечения болезни или последствий полученной травмы, при это сохранить за собой свою должность и часть оклада. Документ может выдаваться как в государственных, так и в частных учреждениях здравоохранения с соответствующей лицензией.
В последнее время в Правительстве и в Государственной Думе Российской Федерации вводятся все больше проектов, предусматривающих полный или частичный перевод документооборота в электронный формат. С 2024 года граждане получили возможность оформлять электронные варианты своих больничных листов, вместо привычных бумажных бланков.
Получения больничного листа – бумажный или электронный формат
Алгоритм выдачи больничных листов с вводом возможности получения электронной версии документа никак не изменился. Для оформления гражданину все также необходимо следовать инструкции:
- Прийти на прием к врачу.
- Запросить открытие больничного листа.
- В назначенное время прийти на повторный прием.
- Получить закрытый больничный лист.
- Предоставить закрытый документ работодателю или напрямую в отделение ФСС (если в регионе проживания гражданина функционирует «Пилотный проект» ФСС).
В случае с электронными бланками больничных листов меняются только 4 пункт: вместо получения закрытого документа гражданину выдается выписка о том, что им был получена электронная версия листа временной нетрудоспособности.
На текущий момент не все учреждения здравоохранения обладают техническими средствами для выдачи цифровых больничных листов. При обращении в поликлинику при наличии возможности гражданину предоставят выбор (либо в регистратуре, либо непосредственно у врача).
Также гражданину предварительно следует удостовериться, что его работодатель способен принимать электронные листы временной нетрудоспособности. Если он получит такой документ, а в результате выяснится, что организация на текущий момент не может работать с электронными больничными, то ему придется вновь идти в поликлинику и заменять документ. Об это сказано в содержании письма ФСС №02-09-11/22-05-13462.
Что требуется от организаций и ИП?
Юридические лица и индивидуальные предприниматели по умолчанию не могут работать с электронными листам временной нетрудоспособности. Для появления такой возможности работодателю гражданину необходимо:
- Создать квалифицированные электронные подписи. Для работы с электронными больничными они должны иметься у:
- руководителя организации;
- руководителей филиалов, представительств;
- руководителей отделов;
- главного бухгалтера или у любого другого сотрудника, в обязанности которого входит ведение бухгалтерского учета.
- Загрузить, установить и настроить на рабочие компьютеры руководителей и бухгалтеров специальный софт для работы с электронными подписями.
- Выбрать и настроить работу одного из трех способов обработки электронных больничных листов, с помощью которых сведения о полученных от сотрудников документах будут передаваться в систему социального страхования.
Способы обработки электронных больничных
По данным на середину 2024 году работодатели могут обрабатывать электронные больничные листы своих сотрудников тремя способами:
- Действовать через учетную запись страхователя на официальной интернет-портале ФСС Российской Федерации. Ресурс не требует создания отдельного аккаунта. Войти и активировать учетную запись можно с помощью единой системы идентификации, логин и пароль от которой совпадают с данными от Госуслуг.
- Работать через программу «Подготовка расчетов для ФСС». Софт можно скачать с официального сайта Фонда Социального Страхования, там же можно найти подробную инструкцию по установке и настройке приложения. Программа распространяется на бесплатной основе.
- Использовать сторонний софт ведения бухгалтерского учета, через который можно работать с электронными листками временной нетрудоспособности. Например, таковым является российский комплекс приложений специального назначения «1С Бухгалтерия».
Оформление больничного листа работодателем
В 2024 году практически во всех регионах страны действует так называемый «Пилотный проект ФСС». Эта система, предусматривающая предоставление гражданам выбора из двух вариантов получения больничного пособия:
- напрямую от фонда социального страхования с помощью «Пилотного проекта»;
- по старым правилам через работодателя.
Соответственно, если гражданин выбирает первый вариант, то работодателю не нужно каким-либо образом регистрировать электронные больничные. Счет на оплату отразится в страховых документах компании автоматически после того, как лист временной нетрудоспособности будет зарегистрирован гражданином в ФСС.
Однако если гражданин выбирает второй вариант, то работодателю потребуется самостоятельно зарегистрировать закрытый лист временной нетрудоспособности. В случае с бумажной формой документа в 2024 году ничего не поменялось. Руководитель организации, главный бухгалтер или же другой сотрудник, ответственный за ведение документации, должен заполнить свою часть данных на больничном листе, после чего отправить документ в ФСС.
В случае с электронными больничными все не так. Его нужно регистрировать по следующей инструкции:
- Получить от сотрудника талон с номером выписанного электронного больничного листа.
- По номеру талона и номеру пенсионного свидетельства гражданина (карточка СНИЛС) запросить у ФСС оригинал документа (это делается одним из трех способов: через личный кабинет страхователя, через программу ФСС или через сторонний бухгалтерский софт).
- Заполнить графы «Заполняется страхователем». Работодатель гражданина должен внести следующую информацию:
- наименование организации – указывается полное название юридического лица с указанием формы регистрации (для компаний) или же Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
- тип трудовой занятости гражданина – отмечается пункт о том, что сотрудник работает в организации по основному месту или по совместительству;
- номер талона электронного больничного, полученного от гражданина;
- код территориального отделения ФСС, под юрисдикцией которого находиться адрес расположения организации;
- номер ИНН гражданина;
- номер пенсионного свидетельства гражданина;
- код, определяющий условия расчета и начисления пособия по временной нетрудоспособности;
- дата начала и окончания действия больничного;
- общий страховой стаж сотрудника;
- размер среднего заработка сотрудника;
- сумма полагающегося пособия;
- Ф. И. О. и название должности руководителя организации;
- Ф. И. О. главного бухгалтера или сотрудника, ответственного за ведение финансовой документации.
- Заверить заполненный документ с помощью электронной подписи.
- Подтвердить регистрацию больничного листа и отправить его на обработку в ФСС.
В заключении после обработки больничного листа сотрудниками ФСС гражданину будет переведено пособие. Срок рассмотрения документа составляет 5 рабочих суток. После этого в 14 календарных дней денежные средства пособия будут переведены работодателю, который в свою очередь уже выдаст их гражданину.
Частые вопросы
Что делать, если был получен электронный больничный, а работодатель не готов к работе с ними?
Если гражданину получил и по выздоровлению закрыл электронный больничный, а у работодателя на момент предоставления талона нет ресурсов для работы с таким вариантом документа, то гражданину необходимо:
- вновь обратиться в поликлинику для получения бумажной версии документа;
- дождаться готовности работодателя для работы с электронными листками временной нетрудоспособности (важно принять во внимание, что пособие по больничному листу можно получить только в течение 6 календарных месяцев с даты окончания временной нетрудоспособности).
Как рассчитывается сумма больничного пособия по электронному варианту документа?
Сумма пособия, что назначается по электронному больничному, рассчитывается в общем порядке на основании среднего заработка гражданина за два года, к которому применен поправочный коэффициент стажа трудовой деятельности. Никаких особых правил расчета нет.
Обязательно ли оформлять электронный больничный, если работодатель подготовил условия для работы с ним?
Нет. При обращении в учреждение здравоохранения гражданину в любом случае будет предоставлен выбор между классическим бумажным листом временной нетрудоспособности и его электронной версий.