Как правильно написать гарантийное письмо: образец 2021

Собственный пример составления гарантийного письма

В ходе предпринимательства и ведения бизнеса руководители организаций, сотрудники, подрядчики, заказчики, исполнители и т.д. сталкиваются с необходимостью составления множества различных документов. Одними из таких являются гарантийные письма, которые используются в качестве дополнительного подтверждения чего-либо.

Гарантийное письмо – что это такое с законодательной точки зрения?

Гарантийное письмо – это стандартный элемент документооборота, к использованию которого прибегают не так часто. Назначение письма заключается в предоставлении дополнительного юридически действующего подтверждения того факта, что отправитель подтверждает свои обязательства на исполнение чего-либо. При этом важно понимать, что гарантийное письмо не является коммерчески значимым документом.

На законодательном уровне отсутствуют правила и условия, которые определяли ли бы форму гарантийного письма, процесс его составления и ситуации, когда использование документа являлось бы обязательным.

Варианты использования гарантийных писем

Гарантийные письма могут использоваться в качестве:

  • полноценного соглашения;
  • части договора в виде документа, подтверждающего наличие оферты;
  • части договора в виде документа, подтверждающего принятие акцепта.

Гарантийное письмо как соглашение или договор

Иногда организации вправе вместо соглашений использовать гарантийные письма. Такая практика распространена в ситуациях, когда законодательные нормы не требуют наличия договора по исполнению конкретной операции, а его добровольное составление нецелесообразно.

Однако в отличие от соглашений, являющихся полносоставными документами, в содержании которых отражается как оферта, так и акцепт, гарантийное письмо, используемое в качестве замены договора, представляет собой только одну из составляющих. То есть в его содержании отражается что-то одно: предложение или обязательство.

На Заметку: Если законодательные нормы не обязывают стороны сделки или операции в обязательном порядке заключать между собой договор, то они могут в полной мере заменить его гарантийными письмами. Однако в таком случае потребуется два документа: в одном будет содержаться предложение, в другом – обязательства. Если бумаги будут составлены юридически правильно, то они будут являться подтверждением заключенного между сторонами соглашения, несмотря на отсутствие договора.

Гарантийное письмо, являющееся офертой

Гарантийное письмо, в содержании которого отражается какая-либо оферта, применяется в качестве дополнительного документа к уже действующему договору. Письмо является таким, если в его содержании четко отражены следующие данные:

  • предмет соглашения;
  • обязательства;
  • сроки.

При принятии предложения, содержащегося в гарантийном письма, его получатель автоматически подтверждает факт заключения соглашения с отправителем (если договор уже не был заключен ранее).

Гарантийное письмо в качестве акцепта

Гарантийное письмо может являться акцептом – документом, подтверждающим согласие получателя на что-либо. Например, о намерении заключить договор. То есть, если организация получила какое-либо предложение от сторонней компании или третьего лица, то отправив в ответ на него гарантийное письмо она де-факто выразит свое согласие на заключение договора.

При этом никто и ничто не мешает в дальнейшем обеим сторонам заключить полноценное документально подтвержденное составленным договором соглашение.

Преимущества и недостатки использования гарантийных писем в качестве замены договоров или в виде дополнения к ним

К явным плюсам гарантийных писем, использующимся в варианте замены договора или в виде дополнения к его части, можно отнести такие факторы, как:

  • отсутствие необходимости заключения соглашений обеими сторонами – если отправитель может выразить желание о заключении соглашения в письме, если получатель примет его, то соглашение будет считаться де-факто заключенным;
  • юридическая значимость – если в содержании гарантийного письма четко сформулирована оферта или акцепт (в зависимости от цели составления), то этот документ имеет полноценную юридическое действие, что позволяет использовать его, например, в судебных в разбирательствах наравне с договорами.

Однако есть и весомые недостатки:

  • отсутствие определенных прав и обязанностей – в содержании гарантийных писем содержится либо оферта (предложение чего-либо), либо акцепт (согласие на что-либо);
  • отсутствие оговоренных подробностей об обязательствах;
  • отсутствие четко сформулированной ответственности обеих сторон.

Фактически все недостатки гарантийных писем нивелируются, если документ использоваться в качестве добавочного элемента к уже действующему договору, или же используется как причина для его заключения.

Например, организация не уверена в успешности заключения сделки и не хочет зря тратить время и ресурсы на подготовку договора. В таком случае она может сначала отправить гарантийное письмо с офертой. Если получатель примет его и даст положительный ответ, то этот факт станет подтверждением его готовности к заключению полноценного соглашения.

Как составлять гарантийное письмо?

Для написания гарантийных писем не предусмотрено каких-либо специальных законодательных правил и условий. Соответственно, составлять его следует с соблюдением общепринятых норм ведения деловой переписки, наличие которых необходимо для того, чтобы документ имел юридическую силу.

В содержании письма следует отразить следующие данные:

  • дата составления и номер (проставляется номер в соответствии с внутренним учетом ведения документации организации, сотрудник или руководитель которой составляет документ);
  • реквизиты отправителя в лице организации (полное наименование с указанием формы регистрации, юридический адрес расположения, фактический адрес расположения, если он отличается от первого);
  • Ф. И. О. и должность сотрудника, который составляет письмо;
  • реквизиты получателя в лице организации;
  • реквизиты получателя в лице ее руководителя (Ф. И. О. и должность);
  • основное содержание темы письма;
  • подпись отправителя.

Распространенные виды гарантийных писем

Как уже было сказано, гарантийное письмо может заменять собой договор, может являться его частью или же первичным документом, на основании которого будет заключено соглашения. Соответственно, перечислить все возможные виды гарантийных писем не представляется возможным, так как они могут использоваться во всех ситуациях, при которых можно заключать договоры.

Однако практика использования гарантийных писем не так широко распространена. Чаще всего подобные документы составляют для следующих целей:

1. Подтверждение обязательств об оплате. Такое письмо составляет в качестве подтверждения того факта, что его отправитель согласен с имеющимися у него обязательства по оплате чего-либо или же признает текущую задолженность.

Образец письма об оплате: скачать

2. Подтверждение обязательств по исполнению чего-либо. Такое письмо составляют в качестве предоставления дополнительных гарантий того, что возложенные обязательства по чему-либо будут выполнена в полном объеме и в назначенный срок. Это может быть поставка, исполнение каких-либо работ, передача приобретенного товара, оказание какой-либо услуги и т.д.

Образец письма о подтверждении выполнения взятых обязательств: скачать

3. Подтверждения наличия имущества и прав, позволяющих организации размещаться в нем. Такой документ могут затребовать сотрудники налоговой службы, если при регистрации предприятия ее учредитель указывает в заявлении юридический адрес расположения в том имуществе, которым он не владеет. Гарантийное письмо, составленное арендодателем, позволяет учредителю предоставить в налоговую доказательства того факта, что он действительно заключен договор об временном использовании объекта и получил разрешение на регистрацию своей компании по адресу его расположения.

Образец письма о предоставлении разрешения на использование объекта недвижимости в качестве юридического адреса открываемой организации: скачать

4. Подтверждение предстоящего трудоустройства. Граждане в некоторых случаях не могу устроиться на работу или получить что-либо, необходимое для начала трудовой деятельности, без соответствующего подтверждения от будущего работодателя. Например:

  • студенту необходимо устроиться на работу, вследствие чего ему необходимо изменить расписание, получить академический отпуск и т.д. – предоставив письмо от работодателя, в содержании которого будет отражена гарантия трудоустройства, студент сможет получить желаемое;
  • гражданину другого государства желающему работать на территории РФ, но еще не заключившему договор найма, не удастся получить разрешение на временное проживание из миграционных органов, если у него не будет письма от работодателя, который таким образом подтвердить будущее трудоустройство гражданина другой страны.

Образец письма о гарантии будущего трудоустройства: скачать

Ссылка на текущую статью Льготы всем
Остались вопросы? Задавайте их в комментариях – мы с удовольствием на них ответим!