Все организации, в том числе индивидуальные предприниматели, обязаны вести кадровые документы и хранить их определенный срок. Надо отметить, что небольшим компаниям разрешено отказаться от составления некоторых бумаг, если условия по ним включаются в состав другой документации, например в трудовой договор.
Что такое кадровые документы
Кадровые документы представляют собой комплекс бумаг, при помощи которых регулируются трудовые отношения, регламентируется трудовой распорядок и определяется перечень обязанностей каждого сотрудника.
Если говорить простым языком, то кадровая бумага – это любой документ, который разрабатывается работодателем в отношении сотрудника. Отличным примером такой документации являются трудовые договоры, должностные инструкции, приказы о приеме на работу, о переводе, о назначении на должность, об увольнении и т.д.
Какие бывают кадровые документы
Трудовое законодательство различает 3 вида кадровых документов: обязательные, условно-обязательные и необязательные.
Первый тип бумаг составляют все организации, независимо от правовой формы и других факторов. Их формирование прямо, либо косвенно прописано в ТК РФ.
Прямым упоминанием обязательного составления кадровой документации является четкое регламентирование обязанности соответствующими НПА. Например, на основании статей 189-190 работодатель должен формировать документацию, регламентирующую трудовой распорядок.
Косвенной обязанностью составления кадровых бумаг называют не прямое упоминание о необходимости формирования документа в ТК РФ. Например, в НПА может не содержаться требований к оформлению документации, но указана обязанность ознакомить с подобными бумагой работников под их личную роспись.
К условно-обязательным документам относят бумаги, составление которых необходимо при наличии определенных обстоятельств. Необязательную документацию формируют по усмотрению работодателя.
Обязательные
Не все обязательные кадровые документы составляются в единой форме. Обязанность по формированию документации по унифицированному образцу устанавливается соответствующими НПА.
К обязательным для составления кадровым документам относят нижеуказанные бумаги.
- Трудовой контракт или договор, который формируется в произвольной форме, но с отражением обязательной информации.
- Трудовая книжка, которая имеет унифицированную бумажную форму. В 2024 году работник вправе выбрать электронный формат документа.
- При приеме на работу каждого сотрудника все работодатели обязаны заводить личную карточку работника.
- Обязательными для составления являются практически все приказы, связанные с движением кадров: прием на работу, перевод на иную должность, увольнение, отправка в отпуск, предоставление отгула.
- Приказ командировке и поощрении сотрудников также составляются в обязательном порядке по унифицированному образцу.
Кроме приказов важно документально оформить основания к ним в произвольном виде. Внутренними кадровыми документами организации, обязательными для составления признаются:
- график отпусков, который формируется на год вперед;
- правила трудового распорядка;
- расписание труда и отдыха (штатное расписание);
- документы, необходимые для учета труда;
- должностные инструкции;
- инструкции по пожарной и иной безопасности;
- бумаги, регламентирующие защиту личных данных всех сотрудников;
- расчетные ведомости и другие документа, на основании которых организация начисляет и выплачивает вознаграждения работникам и предоставляет иные виды выплат.
Как правило, практически все обязательные кадровые документы имеют унифицированную форму. Исключением являются трудовой договор, основания к различным приказам, правила внутреннего распорядка, охраны труда и бумаги, регламентирующие защиты персональных данных сотрудников.
Условно-обязательные
Как уже было сказано ранее, условно-обязательные кадровые документы формируются только при наличии определенных обстоятельств. К такой документации относят:
- коллективный трудовой контракт;
- договора о материальной ответственности;
- бумаги, регламентирующие повышение производительности труда и мотивацию работников;
- график сменности;
- документы о коммерческой тайне;
- книга учета прохождение медицинских осмотров;
- должностные инструкции и правила безопасности при работе в условиях повышенной опасности.
Все вышеперечисленные документы составляются в том случае, если они уместны. Например, если работник не отвечает за сохранность ценностей предприятия, то договор о материальной ответственности не формируется.
Необязательные
К необязательной документации относят все остальные бумаги, которые составляются на предприятии, например докладные записки, справки о ведение работниками трудовой деятельности, перечень работников с указанием их должностей и т.д.
Сколько хранить кадровые документы
Все кадровые документы каждый работодатель обязан хранить определенный промежуток времени. Как правило, они отправляются в архив и находятся там до истечения срока хранения, отведенного действующим российским законодательством.
| Тип документа | Дополнение | Период нахождения в архиве, в лет |
| Личный состав | Бумаги, определенные статьей 125 закона, регламентирующие архивное дело. | От 50 до 75 |
| Личная карточка сотрудника и дела работников | Личная карточка является обязательной для составления, а личное дело – нет. | От 50 до 75 |
| Трудовой контракт, дополнительное соглашение к подобным договорам | Все документы, регламентирующие отношения между работником и работодателем, независимо от их названия. | От 50 до 75 |
| Приказы о применении дисциплинарного взыскания | Только в том случае, если подобные бумаги составляются на предприятии. | 3 |
| Согласие на обработку личной информации | Кроме документов, регламентирующий порядок обработки. Такие бумаги не подлежат утилизации. | 3 |
| Личные бумаги, принадлежащие работнику | К ним могут относиться трудовые книжки, дипломы, сертификаты о повышении квалификации. | До 75 лет или до востребования работником |
| Документы, регламентирующие трудовую деятельность работника на предприятии, либо о трудовом стаже | В любой момент работник, который давно прекратил отношения с данным работодателем, вправе запросить справку о стаже или трудовой деятельности. | От 50 до 75 |
| Бумаги, предназначенные для учета рабочего времени и отдыха | К ним относят различные журналы, табели и др. | 5 |
| Если работа связана с опасными условиями. | До 75 | |
| График предоставления отпусков | Отсчет начинается с года, следующего за предоставлением отпуска всем сотрудникам на основании данного документа. | 3 |
| Отчеты работников о командировке | Составляются всеми сотрудниками, которые по долгу службы были отправлены в командировку. | 5 |
| Больничный лист | К данным документам также относят журналы, предназначенные для учета больничных. | 5 |
| Приказы и основания к ним | Основная деятельность компании | Не подлежат утилизации |
| Дополнительная деятельность предприятия, например о ведении хозяйственной жизни | 5 | |
| По сотрудникам (об обороте кадров) | От 50 до 75 | |
| Об отпусках, командировках, служебных проверках | 5 | |
| Об отпусках, командировках, служебных проверках, если условия работы признаны опасными | От 50 до 75 | |
| Типовая должностная инструкция | Отсчет начинается с года, в котором произведена замена | 3 |
| Должностная инструкция для работника | Регламент, составленный для конкретного сотрудника | От 50 до 75 |
| Документы, составленные при несчастном случае на производстве | Сюда входят все бумаги, формируемые в том случае, если случился несчастный случай с сотрудником во время исполнения им трудовых обязанностей. В том числе документы о проведении расследования | 45 |
| Правила трудового распорядка | Данный документ отличается от штатного расписания или графика сменности. Как правило, он описывает действия работника от начала смены до ее окончания. | 1 |
Важно! Сроки хранения кадровых документов в основном регламентированы законом об архивном деле. Но некоторые периоды утверждены иными НПА.
Утилизация кадровых документов после истечения срока их действия
В том случае, если срок хранения кадровых документов истек, их можно уничтожить. Но для этого необходимо собрать комиссию, которая примет соответствующее решение. Рекомендуется придерживаться следующего алгоритма:
- проверить срок хранения кадровых документов;
- оформить бумаги, входящие в состав комплекса документов, по которым период сохранности еще не вышел отдельным делом;
- провести экспертизу ценности документов;
- составить акт об уничтожении;
- уничтожить документы.
Важно! Единого метода утилизации кадровых бумаг на законодательном уровне не установлено. Руководство вправе воспользоваться специальным устройством, услугами утилизирующей компании или сжечь, обязательно соблюдая правила пожарной безопасности.
Ответственность за нарушение сроков хранения кадровых документов
За нарушение сроков хранения кадровых документов кодексом об административных правонарушениях предусмотрена ответственность.
Надо отметить, что еще до 2020 года размер санкций был несущественным. Так, например, за подобное нарушение руководителя компании могли наказать штрафом в размере 300 рублей, а должностное лицо вообще не несло материальной ответственности.
Теперь все изменилось. За нарушение сроков хранения предусмотрены следующие меры:
- предупреждение или материальное взыскание до 3 тыс. рублей для нарушителей – физических лиц;
- если правонарушение совершил сотрудник, признанный должностным лицом, то он понесет наказание в виде штрафа в размере от 3 тыс. руб. до 5 тыс. руб.;
- для юридических лиц мера ответственности ограничена десятью тысячами рублей.
Привлечь к ответственности могут сразу несколько лиц, виновных в совершении правонарушения, например и работника, утилизировавшего бумаги до истечения срока хранения, и руководителя компании.