Кому положена материальная помощь на работе раз в год

Граждане, ведущие официальную трудовую деятельность, в некоторых особо сложных как с социальной, так и с финансовой точки зрения могут рассчитывать на получение материальной помощи от работодателя. Возможность предоставления выплат зафиксирована на уровне законодательства. Однако ни в положениях Трудового Кодекса, ни в каких-либо других документах не сказано, что работодатель обязан предоставлять материальную поддержку своим сотрудникам при возникновении у последних сложных жизненных ситуаций.

Материальная помощь от работодателя – что это такое?

Материальная помощь от работодателя – это разовая поддержка, оказываемая гражданину, попавшему в сложную жизненную ситуацию, которая, как правило, требует серьезных финансовых затрат.

Возможность выплаты материальной помощи зафиксирована в трудовом законодательстве. Однако это является именно правом работодателя, а не обязанностью. Организация должна оказывать финансовую поддержку своим сотрудникам только в том случае, если соответствующая норма зафиксирована в ее локальных внутренних актах.

В любых остальных ситуациях решение об оказании материальной помощи принимается исключительно руководителем организации или другим ответственным лицом.

Виды материальной помощи

Материальная поддержка от работодателя бывает трех видов:

1. Вещественная – выражается в предоставлении чего-либо (предметы быта, лекарственные средства, автомобиль на время и т.д.).
2. Денежная целевая – выражается в предоставлении денежных средств, которые можно потратить только определенным образом. Соответственно, получатель поддержки должен отчитываться о потраченной материальной помощи посредством предоставления чеков, квитанций и т.д.
3. Денежная – выражается в предоставлении денежных средств, которые гражданин, получивший помощь, может расходовать по своему усмотрению.

Основания для получения материальной помощи

Так как обязательства по предоставлению материальной помощи от работодателя сотрудникам не прописаны в каких-либо законодательных актах, то, соответственно, основания, при возникновении которых граждане вправе рассчитывать на получение финансовой или натуральной поддержки, также не зафиксированы где-либо.

Фактически сотрудник может обратиться к работодателю по любому вопросу. Согласно практике в крупных организациях распространены несколько стандартных ситуаций, при возникновении которых гражданин может запросить у своего руководителя финансовую поддержку. К таковым относятся:

• необходимость в приобретении дорогостоящих лекарственных средств и специализированных медицинских технических средств реабилитации;
• необходимость в дорогостоящем стоматологическом лечении;
• необходимость в установке ортодонтических имплантатов;
• необходимость в получении платной медицинской помощи, включая хирургические вмешательства, лечение и реабилитацию в санаторно-оздоровительных учреждениях и т.д.;
• различные чрезвычайные происшествия, в результате которых пострадала недвижимость или другое значимое имущество гражданина (автомобиль, использующийся для работы, бытовые коммуникации и т.д.) – к таковым относятся стихийные бедствия, техногенные катастрофы, несчастные случаи и т.д.;
• оформление больничного по беременности и родам и уход в отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет (финансовая поддержка оказывается в дополнение к больничному пособию по временной нетрудоспособности в связи с беременностью и к отпускным выплатам по уходу за детьми);
• выход на пенсию, включая досрочные основания;
• невозможность дальнейшей трудовой деятельности в организации в связи с заболеванием, травмой, получением группы инвалидности и т.д.;
• рождение ребенка;
• усыновление или оформление опекунства над ребенком;
• бракосочетание;
• юбилей на «круглые даты»;
• сложная финансовая ситуация;
• неотложные финансовые нужды (например, восстановление основных необходимых для жизни коммуникаций после пожара);
• ежегодный отпуск;
• подготовка ребенка к учебному году в дошкольном или в среднем образовательном учреждении;
• смерть близкого родственника.

На Заметку: Материальная помощь по одному основанию может быть запрошена сотрудником у работодателя только один раз в календарном году. Если же руководство предприятия само является инициатором оказания финансовой поддержки своим сотрудникам, оказавшимся в сложной жизненной ситуации, то правило «один акт оказания поддержки раз в год» перестает действовать.

Получение материальной помощи от работодателя: алгоритм действий

В большинстве случаев материальная помощь оказывается в заявительном порядке. Гражданин сам должен инициировать процедуру ее оформления. Для этого ему следует подать соответствующее заявление на имя главы организации или своего непосредственного руководителя.

Для составления подобных заявлений на законодательном уровне не предусмотрено каких-либо специализированных бланков. В его содержании достаточно последовательно указать:

• персональные данные заявителя – Ф. И. О., контакты, наименование занимаемой должности;
• персональные данные получателя – Ф. И. О., наименование занимаемой должности;
• реквизиты организации – наименование, форма регистрации в налоговой службе;
• основную суть документа – прошение о предоставлении материальной поддержки;
• подробно описанную причину необходимости получения финансовой помощи;
• список прикладываемых к заявлению документов;
• ссылку на локально-нормативный акт предприятия, в содержании которого регламентирован процесс оказания материальной помощи сотрудником (при наличии такового акта);
• дату составления;
• собственноручную подпись гражданина.

На Заметку: Если предприятие использует бланки собственной разработки для составления каких-либо заявлений, то гражданин вправе выбирать между ними и свободной формой. Если же на предприятии применяются собственные бланки и необходимость их использования закреплены в локально-нормативных актах, то составление в обязательном порядке следует заполнять по установленной форме.

Заявление следует подать главе предприятия или непосредственному руководителю. После этого оно будет отправлено на рассмотрение. Если вердикт положительный, то ответственное должностное лицо издаст приказ о выплате материальной помощи. После его подписания руководителем или другим ответственным сотрудником, имеющим на этом право, документ будет выдан сотруднику.

Последний этап получения материальной поддержки – это передача подписанного приказа в отдел бухгалтерии, сотрудники которого выдадут денежные средства.

На Заметку: Если инициатором выдачи материальной поддержки является сам работодатель, то от сотрудника не требуется никаких действий. Он получит уведомление по факту готовности приказа. После этого ему будет достаточно посетить отдел бухгалтерии. Подобная практика широко применяется в ситуациях, когда в помощи нуждаются все сотрудники компании. Например, при стихийных бедствиях или при техногенных катастрофах.

Правила расходования целевых выплат

Материальную помощь целевого характера нужно только оформить. В дальнейшем после получения денежных средств гражданин не должен отчитываться об их трате. Он может расходовать полученную выплату по своему усмотрению.

Однако это не касается целевой финансовой поддержки.  Такие выплаты предоставляются в формате компенсации:

• гражданин подает заявление на получение материальной помощи от работодателя;
• гражданин приобретает то, что ему необходимо, за свой счет;
• гражданин предоставляет руководителю документы, подтверждающие факт целевого расходования;
• организация выплачивает материальную поддержку сотруднику, тем самым компенсируя его затраты.

Факт целевого расходования должен быть подтвержден. Основными документами для этого являются чеки, квитанции, заключенные договоры на оказание услуг и т.д.

Налогообложение денежных средств материальной помощи

В НК РФ прописаны особые правила налогообложения денежных средств материальной помощи. Работодатель не обязан платить страховые отчисления во внебюджетные фонды, равно как и сотрудник не должен перечислять НДФЛ с денежных средств финансовой поддержки, если основанием для ее получения является:

• стихийное бедствие или техногенная катастрофа, в результате которых пострадало имущество гражданин или он сам;
• смерть близкого родственника;
• рождение ребенка (если сумма материальной помощи не превышает 50 тыс. руб.);
• необходимость приобретения лекарственных препаратов;
• необходимость платного лечения.

Также взносы и налоги не удерживаются с материальной помощи, если общая сумма выплат за год не превышает отметки в 4 тыс. руб.

На Заметку: Следует уточнить, что денежные средства материальной помощи признаются доходами гражданина, с которого удерживаются алименты на детей.