Любой человек по разным причинам может оказаться в сложных финансовых условиях. Пути выхода из сложившейся ситуации, безусловно, существуют, и один из них – составить запрос работодателю на предоставление материальной помощи.
Большинство руководителей в вопросах оказания денежной помощи идут навстречу сотруднику, особенно если его просьба имеет под собой серьезные основания. Однако данный вид поддержки не является обязанностью работодателей — он производится на добровольных началах. Кроме того, у руководителей может быть установлен ограниченный лимит на выдачу финансов и ее периодичность.
Как правильно составить заявление на материальную помощь
Для заполнения такого заявления не существует утвержденных стандартов, поэтому работник вправе составить его в свободной форме. Однако крупные предприятия, разрабатывающие собственные форматы заявлений, могут иметь унифицированный бланк.
Самое важное при написании такого заявления – это максимально честно изложить суть проблемы, используя нужные формулировки, и предъявить руководителю имеющиеся доказательства в виде подтверждающих документов.
Что является серьезным основанием для обращения за финансовой помощью?
Зачастую руководители организаций благоприятно реагируют на подобные просьбы сотрудников, однако одну из важных ролей играет ответственность и продуктивность деятельности самого работника.
В конечном итоге, вынесение решения о предоставлении финансовой поддержки лежит на самом руководителе и зависит от его личной жизненной позиции, оценки степени важности случая, а также от возможностей предприятия.
Как написать заявление: инструкция
Заявление на материальную помощь для подачи работодателю необходимо составить должным образом:
- В правом верхнем углу листа А4 следует указать должность руководителя в родительном падеже, его фамилию, имя и отчество, а также полное название организации.
- Далее следует написать те же данные заявителя.
- Затем посередине листа необходимо написать слово «Заявление» и обязательно поставить точку.
- Основная часть документа содержит текст, написание которого следует начинать с фразы: «Прошу оказать мне материальную помощь…». Далее необходимо четко и понятно изложить суть проблемы, вызвавшей потребность обращения за финансовой помощью, в двух-трех предложениях.
- После этого заявитель указывает необходимую сумму финансовой поддержки цифрами и прописью.
В завершении написания заявитель должен заверить составленный запрос личной подписью с расшифровкой и поставить текущую дату.
Составленное заявление с приложением необходимых доказательных документов следует предоставить в бухгалтерию, отдел кадров организации или отдать секретарю. Если руководитель положительно рассмотрит данное заявление, то он должен поставить свою подпись и резолюцию с указанием одобренной суммы.
Далее документ направляется в отдел кадров для составления на его основании соответствующего приказа о выдаче финансовой помощи, который впоследствии должен быть подписан обеими сторонами.
Следует отметить, что предоставление финансовой поддержки сотруднику со стороны работодателя должно являться безвозмездным актом, то есть дальнейшие возмещения или вычеты в отношении работника полностью исключаются.
Данная сумма не учитывается при расчете НДФЛ только в том случае, если ее величина находится в законодательно установленных рамках свыше 4000 рублей.
Возможные причины для составления просьбы на материальную помощь
В связи со смертью родственника
Потеря близкого человека приносит родственникам не только эмоциональные переживания, но и значительные финансовые затраты. Руководитель может предоставить денежную поддержку сотруднику, находящемуся в такой ситуации, выплатив определенную сумму средств из прибыльного фонда предприятия. Такая возможность обычно прописана в нормативных актах предприятия с указанием регламента. Подобная помощь предоставляется работодателем и в случае смерти самого сотрудника его близким родственникам.
Документом для назначения данного варианта финансовой помощи является запрос сотрудника в виде составленного заявления. Помимо этого следует указать:
- Фамилию, имя и отчество руководителя организации.
- Те же данные сотрудника или заявителя.
- Степень родства с человеком, по причине кончины которого выделяются средства.
- Сумма материальной помощи, не должна превышать двух минимальных окладов.
- Предъявить пакет подтверждающих документов.
- Поставить дату и подпись с ее расшифровкой.
Важно! Независимо от обозначения размера суммы в заявлении, она прописывается в приказ о назначении материальной помощи.
В связи с предстоящим отпуском
Данный вид финансовой помощи со стороны работодателя может обозначаться как отпускные, премия к отпуску, пособие и другое. Особая значимость ее находится в зависимости от того, как именно будет оформлена эта выплата руководителем: как социальная или трудовая.
Зачастую данный вид денежной выплаты предоставляется как материальная помощь, а ее сумма одинакова для всех работников предприятия вне зависимости от качества и количества отработанного времени. Иногда данный вариант помощи связывается с профессиональной функцией работника с точным порядком ее предоставления, описанным в нормативных документах организации. В основном она представляет собой некий процент от заработка и может быть начислена за отсутствие дисциплинарных замечаний.
Если в организации утверждено, что подобные отпускные выплаты назначаются каждому сотруднику без исключения, то писать заявление в данном случае не обязательно. Иногда заполнение заявления требует бухгалтерия, особенно если отпуск выдается не по графику.
Составить заявление можно в свободной форме с указанием:
- Фамилии, имени, отчества руководителя.
- Личные данные работника.
- Временной интервал отпуска.
- Основание для начисления финансовой помощи, например, договор.
- Завершить датой и подписью с ее расшифровкой.
В связи с необходимостью лечения или операции
Руководитель предприятия может предоставить денежную выплату своему сотруднику в связи с необходимостью осуществления лечения или операции. При этом размер выплачиваемой суммы законодательно не ограничен. Однако она не может превышать 4000 рублей на одного работника в год.
Кроме того данная мера финансовой поддержки носит индивидуальный характер и не включается в систему оплаты труда работников, а сама выплата осуществляется из неизрасходованных средств или путем выделения денег из прибыльного фонда.
Для назначения этого вида материальной помощи работник должен написать соответствующее заявление и, помимо стандартных данных, следует указать причину необходимости средств без подробного описания диагноза и сопутствующих затрат. Также к заявлению следует приложить документальные доказательства. Решение о выплате выносит работодатель.
В связи со сложной жизненной ситуацией
Руководитель организации вправе оказывать материальную помощь своим работникам по случаю любых жизненных ситуаций, однако это не является его обязанностью. Законодательно допускается определять параметры финансовой поддержки самостоятельно, но при этом нельзя противоречить трудовому и налоговому праву.
Руководителю и работнику следует знать, что:
- оказание финансовой поддержки осуществляется в виде единовременной выплаты и не может иметь постоянный характер;
- если сумма выплаты превышает 4000 рубле, тогда начинается отчисление процента в социальные фонды;
- размер финансовой поддержки устанавливается только руководителем и не подлежит изменению.
Уведомление о сложившейся жизненной ситуации нужно предоставлять руководителю письменно, составив заявление на его имя. Также нужно кратко изложить суть проблемы и приложить пакет доказательных документов. Иногда инициатива по оказанию помощи идет от самого руководителя, однако заявление от работника все равно требуется.
Трудной считается такая жизненная ситуация, в результате которой работник и его семья оказываются малообеспеченными, что может оказать влияние на жизнедеятельность в целом. Сюда относят:
- наступление возраста 65 лет или нахождение на иждивении пожилого родственника;
- потеря работы трудоспособным членом семьи;
- наличие несовершеннолетних детей;
- наступление инвалидности одного из членов семьи.
В связи с появлением ребенка
Рождение ребенка сопровождается определенными финансовыми затратами для семейства, частично компенсировать которые может работодатель. Данное право законодательно закрепляется в нормативных документах предприятия или коллективном договоре. Если подобные акты не приняты в организации, работник все равно вправе обратиться к руководителю с просьбой о выделении материальной помощи. Руководитель со своей стороны может как удовлетворить данный запрос, так и отказать в нем.
Обращение следует также составить в письменном виде, обосновав его документально. Из доказательных документов часто прилагают только свидетельство о рождении ребенка.
Следует понимать, что речь идет о денежной сумме, которая может быть выделена работодателем помимо обязательного пособия, выплачиваемое на предприятии в связи с появлением детей.