Деятельность самозанятых является максимально простой. Для них было создано приложение “Мой налог”, в котором самозанятые могут формировать чеки для отправки их своим контрагентам. Чек является главным документом самозанятого. Формируя чек, он даёт возможность сформировать отчисления в налоговую службу своему заказчику. Формирование договоров, подписание актов о выполненных работах и прочих бумаг в круг обязанностей самозанятых не входит. Поэтому заказывая товар или услугу у лиц, которые платят налог с доходов от профессиональной деятельности, у вас появится некоторое неудобство с подписанием договора, потому что самозанятые обычно не знают, как его составлять.
Ситуация складывается такая, что сотрудничество с самозанятыми юридическим и физическим лицами не запрещается. Поэтому иногда, чтобы проводить более надёжные сделки, им доводится заключать договора между сторонами.
Как заключается договор
В договоре прописываются все необходимые условия. В первую очередь, в нём указывается налоговый режим исполнителя. Например, указываете фамилию, имя, отчество, пишете «является плательщиком налога на профессиональный доход». Если компания крупная, для нее обычно есть шаблоны типовых договоров, договоров подряда или других. Их можно адаптировать под условия сотрудничества ООО с самозанятым. Можно оставить основные формулировки, условия немного изменить, но обязательно нужно указывать, что исполнитель имеет налоговый режим НПД.
В договоре прописывается, что должен сделать исполнитель, на какой срок заключается договор, где будут происходить переговоры по работе. Обязательно в договоре указывается порядок расчетов, проясняется четкая стоимость услуги, оговаривается способ расчёта. Это может быть наличный, безналичный расчет, перевод на электронный кошелёк и др. В договоре также указывается срок, в течение которого должна поступить оплата за выполненную работу.
Важно! В договоре нужно указать, что платежи не облагаются НДС, поскольку плательщик налога уплачивает НПД.
Одним из пунктов, которые прописываются в договоре, является приемка работы. Здесь более подробно описываются пункты, по которым вы будете принимать работу и оценивать её качество. Например, если стороны подписали акт об оказании услуг, тогда услуги считаются оказанными должным образом.
Пункт про ответственность, штрафы, форс-мажор в договоре нужно также предусмотреть. Потому что бывают случаи, когда самозанятый не выполняет работу или выполняет её не полностью. Должны быть четкие предписания. Важно указать, кто должен устранять недостатки в случае их выявления в ходе оказания услуг. Договор с самозанятым лучше оформлять в присутствии юриста, чтобы не возникало спорных условий или невыгодных ситуаций. Если у вас нет юриста, постарайтесь максимально адаптировать договор из интернета под свои нужды.
Как подписать договор удаленно
Если есть возможность самозанятому оказывать услуги дистанционно или направлять в другой город или регион свои товары, это замечательно и вовсе не является ограничением для деятельности. Чтобы сделка прошла хорошо, нужно составить договор удаленно, поскольку возможности приехать в другой город может и не быть. Можно использовать следующую рабочую схему:
- Заказчик услуг может распечатать договор в двух экземплярах, подписать его и направить исполнителю заказным письмом или курьерской службой.
- Исполнитель услуг должен прочитать договор, подписать его и направить одну копию вам обратно.
- Как только у каждой из сторон будет по подписанному договору, можно приступать к исполнению своих обязанностей.
Также существует возможность обмениваться по электронной почте сканированными копиями договоров с подписями. Имея такие документы, также можно приступать к выполнению своих обязанностей.
Важно! Хоть такой вариант и допустим, всё же на документе должна стоять живая подпись. Сканированный экземпляр не имеет юридической силы.
Если речь идет об электронных подписях, поставленных на электронные версии договоров, в этом случае документ обретает ту же юридическую силу, что и бумажный договор, который подписан от руки.
Приложение к договору
Обычно составления типового договора достаточно для того, чтобы выполнить свои обязательства. Приложения к договору позволяют расширить возможности сотрудничества. Приложение к договору считается актуальными, если контрагенты планируют долгосрочное сотрудничество, в рамках которого предусмотрены различные услуги и ненормированные выплаты. Поэтому при подписании общего договора желательно все нюансы перечислять в приложении к нему.
Приложение к договору составляется в свободной форме. Как правило, прописывается название работ. Например, написание рекламного слогана. Могут быть указаны технические требования, если дело касается текста. Здесь могут быть прописаны требования к уникальности текста. Если в текст должны быть вставлены изображения, должно быть прописано их разрешение. Обязательно в приложении к договору указывается срок выполнения этой работы и размер вознаграждения за её выполнение. Способ оплаты также оговаривается в приложении к договору.
Составляя приложение к договору, его также оформляют и подписывают в двух экземплярах, как и сам договор, оставляя по одному экземпляру у каждой из сторон.
Составление акта проведенных работ
Как уже упоминалось выше, самозанятые не должны составлять акты о проделанной работе. Но при сотрудничестве с физическими или юридическими лицами это очень важно, потому что в отчетности ИП и ООО акты должны присутствовать. Они нужны для их корректной работы. В акте проделанных работ указывается, что работа принята после выполнения полного её в полном объёме.
Выставление счёта
Самозанятый, как правило, не выставляет счета. Главным документом отчётности у него является чек. Однако для оплаты услуг некоторые юридические лица требуют выставления счёта. Этого требует работа бухгалтерии. Чтобы самозанятый мог выставить счёт, ему нужно просто найти шаблон в интернете и адаптировать его под свои услуги. Счёт направляется электронной почтой в виде сканированного документа с подписью.
Выдача чека самозанятым
Чек – это основной документ отчётности. Его самозанятый обязан отправлять клиенту. Как только деньги поступают на счёт, самозанятый должен сформировать и отправить чек. Какие документы нужны для работы с самозанятым:
- Договор, который подписали обе стороны. В договоре должен быть указан налоговый режим исполнителя, условия работы, порядок приемки услуг и расчетов за них.
- Приложение к договору, в котором прописаны конкретные условия осуществления заказа, его приема и оплаты.
- Акт, который подтверждает выполнение и приём работы.
- Счёт, направленный в бухгалтерию юридического лица для оплаты за заказ.
- Чек, сформированный и отправленный самозанятым.
Заключать договор с самозанятым не обязательно. Главным и единственным документом, подтверждающим предоставление услуг и продажу товаров, будет чек, который отправит исполнитель. Когда физическое или юридическое лицо должно будет предоставить отчетность в налоговую о расходах, они смогут предоставить чек, по которому они оплатили самозанятому его услуги. Договора в этом случае никто не будет требовать.
Сложилось впечатление, что без договора работать рискованно. Самозанятых нанимают на разовые и мелкие работы, например, создать дизайн-макет рекламного баннера или организовать публикацию постов в соцсетях. Даже если он плохо выполнит поручение, можно будет подыскать другого сотрудника. Здесь фактом приемки услуг является оплата за них.
Часто самозанятые работают по оферте-акцепту. Например, на своем сайте самозанятый может разместить публичную оферту, то есть, бизнес-предложение. Если кто-то воспользуется его услугами, закажет и оплатит товар, то, фактически, он будет участвовать в договоре оферты негласно.
Когда намечаются большие и сложные проекты, от уровня профессионализма исполнителя зависит репутация компании, а также возможность получения будущего дохода. В этом случае компания хочет обезопасить себя, и можно подумать о подписании договора с самозанятым. В случае чего, если будут выполнены некачественно услуги, и компания понесет убытки, на основании договора можно будет хотя бы привлечь исполнителя к ответственности. Без договора на устных договоренностях ничего этого доказать не получится.
Чтобы договор с самозанятым не был квалифицирован как трудовой, проще будет заключить договор подряда или возмездного оказания услуг. Самозанятым не разрешается перепродавать товары чужого производства, привлекать клиентов по поручению компании. Например, риэлторское агентство не может нанять самозанятого для того, чтобы продавать квартиры в новостройках. Компания может дать самозанятому конкретное задание: починить батареи центрального отопления, сменить кран, изготовить диван, сделать дизайн подарочной упаковки, выполнить поклейку обоев и так далее.
Если компания нанимает самозанятого, все услуги он должен оказывать сам. Если это будет мастер-класс или организация корпоратива для компании, то самозанятый должен сам предоставить все расходные материалы для этого. Для урока по живописи нужно будет включить в стоимость мастер-класса цену холста, красок, кофе с круассаном и так далее. Компания не может нанять самозанятого как посредника. Например, он не может перепродавать товар компании третьим лицам. Самозанятый вправе оказывать свои услуги в сфере своей профессиональной деятельности.
От имени компании исполнитель услуг может выполнить авторское задание, например, написать текст, придумать код программы, расписать стены в каком-либо стиле, разработать корпоративный логотип.